PARTES DE UN OFICIO

MEMBRETE: Es muy importante para un oficio, ya que todas las empresas lo tienen.

NOMBRE DE AÑO: Es la denominación que se le da al año actual.

LUGAR Y FECHA: Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.

NUMERACIÓN: En esta parte se escribe, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO con mayúsculas  es seguida del numero de expedición  separada por una linea oblicua a continuación de las siglas de la oficina.

NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO: En toda tramitación oficial, interna o externa es requisito indispensable dar el tratamiento de ciudadano, antes del titulo profesional o nombre de la persona.

ASUNTO: Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria para que el destinatario se entere rápidamente del contenido. Se escribe con mayúsculas seguida de 2 puntos.

REFERENCIA: Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando  el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad. Esta palabra también se escribe con mayúsculas, debajo del asunto.

CUERPO O TEXTO: En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicación  expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy breve.

DESPEDIDA: En las comunicaciones que dirigen las oficinas publicas a particulares o a personas comunes, se coloca como frase final de cortesía solo la palabra "atentamente", siempre se debe demostrar amabilidad y cortesía.

ANTEFIRMA: Es el titulo o cargo con que el firmante suscribe el oficio

FIRMA Y POS-FIRMA: Debe ser manuscrita, reservándose el empleo del facsímil para las minutas o copias. La pos-firma se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa mas el sello respectivo.

INICIALES: Son las que identifican tanto al que redacta o produce la comunicación  como al que elabora o mecanografía.

ANEXOS: Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como revistas, catálogos, tarjetas, etc.

DISTRIBUCIÓN: Se le conoce también como indicación de copias. Se usa generalmente en los oficios múltiples  por que allí se mencionan las personas y dependencias a quienes va dirigido el oficio.